Personalrat für wissenschaftliche Beschäftigte (WPR)

Arbeitszeitrecht und Wissenschaft: (UN)VEREINBAR ! ?  English Version below

Stellungnahme des WPR zur Entscheidung der Rektorin, die Arbeitszeiterfassung um 18 Monate zu verschieben („Moratorium“)

Unter diesem Titel stand ein Beitrag des WPR bei der Personalversammlung des wissenschaftlichen Personals im November 2019. Ausgehend von der Rechtsprechung des EUGH zur Arbeitszeit im Mai 2019 gingen wir der Frage nach, ob und wie die Erfassung der Arbeitszeit in Lehre und Forschung sinnvoll und machbar ist. Für die WPR-Mitglieder war schon damals klar: ja, sie ist sinnvoll und ja, sie ist auch machbar.
Die Entwicklung bis zum Vorliegen von zwei Vorschlägen einer Dienstvereinbarung, die die Arbeitszeiterfassung für das wiss. Personal regeln könnten, haben wir im zu Beginn dieses Sommersemesters veröffentlichten Info-Heft der Personalräte (PR-Infoheft 1/2025) unter dem Titel „Konsens in Sicht? Zum aktuellen Stand der Arbeitszeiterfassung für das wissenschaftliche Personal“ geschildert. Zu diesem Zeitpunkt gingen wir davon aus, dass die verbindliche Arbeitszeiterfassung zu Beginn des Wintersemesters 2025/26 in Kraft tritt. 

Dann geschah offensichtlich folgendes: die zwei vorliegenden Entwürfe einer Dienstvereinbarung wurden in der Dekanerunde vorgestellt und die Diskussion dazu muss sehr kontrovers gewesen sein. Genaues wissen wir nicht, denn wir waren nicht eingeladen. Was wir wissen, aus einem Telefonat der Rektorin mit der WPR-Vorsitzenden am 23.04.25, ist ihre Entscheidung, die Erfassung der Arbeitszeit um 18 Monate (d.h. bis Ende 2026) zu verschieben. Entgegen einer dem WPR gemachten Zusage vom 24.04.25 wurde die Entscheidung der Rektorin bisher nicht veröffentlicht - die betroffene Beschäftigtengruppe ist also nicht informiert, während die Nachricht innerhalb der Professorenschaft und hinter vorgehaltener Hand die Runde macht.
Als Begründung für die Verschiebung wurde auf einige Passagen im (zu diesem Zeitpunkt noch nicht unterzeichneten) Koalitionsvertrag zwischen Union und SPD verwiesen. Man wolle die Diskussion mit Dekan:innen und Professor:innen nicht zweimal führen, und halte es für besser, die von der neuen Regierung geplanten Regelungen abzuwarten. 

Die Mitglieder des scheidenden WPR sehen diese Entscheidung sehr kritisch. 

Zum einen ändern Ankündigungen im Koalitionsvertrag nichts an der gültigen Rechtslage; die Verpflichtung zur Erfassung der Arbeitszeit wurde der Verwaltung unserer Uni sogar schriftlich vom zuständigen Ministerium (WKM) bestätigt. Rechtlich spricht nichts gegen den zeitnahen Abschluss einer entsprechenden Dienstvereinbarung, deren Details selbstverständlich jederzeit an etwaige neu erlassene Gesetze angeglichen werden können.

Was gegen eine Dienstvereinbarung zur Arbeitszeiterfassung spricht, ist aus unserer Sicht einzig der Unwillen, alte Gewohnheiten und Privilegien aufzugeben und sich einem Kulturwandel zu öffnen.
Denn ein Kulturwandel ist nötig! Erfassung von Arbeitszeit heißt, dass Führungskräfte nicht mehr den fast unbegrenzten und tatsächlich unkontrollierten Zugriff auf die Arbeitskraft „ihrer“ wissenschaftlichen Beschäftigten, insbesondere der Promovierenden haben; Erfassung von Arbeitszeit heißt auch, dass Führungskräfte ihre Verantwortung wahrnehmen müssen, und zwar nicht nur auf geduldigem Papier, sondern ganz konkret, im Alltag. Spätestens zum Monatsende wird deutlich, ob die Ver-und Zuteilung von Arbeitsaufgaben realistisch ist, wie viel zusätzliche Arbeit freiwillig geleistet wurde (à Zeitguthaben mit Anspruch auf späteren Ausgleich) und ob ggf. aus dienstlichen Erwägungen heraus sogar Mehrarbeit oder Überstunden angewiesen werden müsste. Das sollte soweit nicht ganz neu sein, denn die meisten Führungskräfte an den Fakultäten haben auch Teammitglieder, für die die „Dienstvereinbarung zur gleitenden Arbeitszeit“ für das Personal in Technik und Verwaltung gilt. Die Kenntnisnahme eines monatlichen Arbeitszeitnachweises ist also nicht grundsätzlich neu. 

Neu ist die Anwendung auf das wissenschaftliche Personal. Dass es hier ernsthafte Herausforderungen gibt, die sich aus dem Selbstverständnis des - gesamten - wissenschaftlichen Personals und der in Forschung und Lehre etablierten Arbeitskultur ergeben, hat sich in den Verhandlungen mit der Arbeitgeberseite mehr als deutlich gezeigt. 

Wir als WPR haben in unseren Angeboten versucht, auf die wissenschaftsspezifische Arbeitskultur, die wir ja selbst ausdrücklich teilen, einzugehen und durch Stärkung der Selbstverantwortung der Beschäftigten eine sehr weit gehende Flexibilität zu erreichen. Diese Flexibilität muss aber ergänzt werden durch das verantwortliche Handeln der Führungskräfte. Ohne Mitwirken der Führungskräfte wird es keine sinnvolle Arbeitszeiterfassung in Forschung und Lehre geben, und das gilt unabhängig von eventuellen Sonderregelungen, die die neue Regierung vielleicht 2026 in Kraft setzt. 

Nach der Entscheidung der Rektorin soll die Arbeit des wissenschaftlichen Personals nun also für weitere 18 Monate unsichtbar bleiben.  
Was tun?
Die Kehrseite zur Verpflichtung der Arbeitgeber, die Arbeitszeit der Beschäftigten zu erfassen ist der Anspruch der Beschäftigten, dass ihre geleistete Arbeitszeit sichtbar ist. Eine offizielle Regelung ist da hilfreich, aber es gibt bis zu deren Inkrafttreten durchaus eine Alternative: Erfassen Sie Ihre Arbeitszeit selbst - unaufgefordert, aber gewissenhaft und korrekt. Hinweise dazu finden Sie in im folgenden Beitrag.  Der oben geforderte Kulturwandel in der Haltung von Führungskräften zur verantwortlichen Nutzung der Arbeitszeit und Arbeitskraft der Beschäftigten wird sich nicht von selbst einstellen – er muss eingefordert werden! Und das kann auch schon vor dem Start einer offiziellen Zeiterfassung geschehen – am besten ab jetzt.

Mit dieser Stellungnahme verabschiedet sich der bisherige WPR von Ihnen.
Wir sind sehr zuversichtlich, dass der neu gewählte WPR die Aufgabe der Interessenvertretung des wissenschaftlichen Personals engagiert wahrnehmen wird.

Marika Fleischer
für den WPR der Wahlperiode 2021 bis 2025
08.05.2025

Working time law and science: (UN)COMPATIBLE ! ?

This was the title of a WPR contribution at the academic staff assembly in November 2019. Based on the ECJ's ruling on working hours in May 2019, we explored the question of whether and how recording working hours in teaching and research is sensible and feasible. For the WPR members, it was already clear at the time: yes, it makes sense and yes, it is feasible.

The development up to the presentation of two proposals for a service agreement, which could regulate the recording of working hours for academic staff, was a long process. We described the development up to the presentation of two proposals for a service agreement that could regulate the recording of working hours for academic staff in the staff council information booklet published at the beginning of this summer semester (Infoheft 1/2025) under the title ‘Consensus in sight? The current status of working time recording for academic staff’. At that time, we assumed that the mandatory recording of working hours would come into force at the beginning of the 2025/26 winter semester.

Then the following obviously happened: the two available drafts of a service agreement were presented to the deans' meeting and the discussion must have been very controversial. We don't know the details because we weren't invited. What we do know, from a telephone conversation between the Rector and the WPR Chairwoman on 23 April 2020, is her decision to postpone the recording of working hours for 18 months (i.e. until the end of 2026). Contrary to a promise made to the WPR on 24.04.25, the decision was postponed until the end of 2026. Contrary to a promise made to the WPR on 24 April 2020, the Rector's decision has not yet been published - the affected group of employees has therefore not been informed, while the news is making the rounds within the professorate and behind closed doors.

The reason given for the postponement was a number of passages in the coalition agreement between the CDU/CSU and SPD (which had not yet been signed at the time). They did not want to have the discussion with deans and professors twice and thought it would be better to wait for the regulations planned by the new government.

The members of the outgoing WPR take a very critical view of this decision.

On the one hand, announcements in the coalition agreement do not change the current legal situation; the obligation to record working hours has even been confirmed in writing to the administration of our university by the responsible ministry (WKM).  Legally, there is nothing to prevent the prompt conclusion of a corresponding service agreement, the details of which can of course be adapted to any newly enacted laws at any time.

In our view, the only thing that speaks against a service agreement on working time recording is the unwillingness to give up old habits and privileges and to open up to a cultural change. Because a cultural change is necessary! Recording working time means that professors/management no longer have almost unlimited and effectively uncontrolled access to the labour of ‘their’ academic staff, especially doctoral candidates; recording working time also means that professors/management must take their responsibility seriously, not just on paper, but in practice, in everyday life. At the end of the month at the latest, it becomes clear whether the allocation and assignment of work tasks is realistic, how much additional work has been done voluntarily (credit hours with entitlement to later compensation) and whether additional work or overtime might even have to be ordered for official reasons. This should not be entirely new, as most managers at the faculties also have team members who are subject to the ‘service agreement on flexible working hours’ for technical and administrative staff. Taking note of a monthly time sheet is therefore not fundamentally new.

What is new is its application to academic staff. The fact that there are serious challenges here, which arise from the self-image of - all - academic staff and the work culture established in research and teaching, has become more than clear in the negotiations with the employer side. 

In our text versions for the agreement, we as WPR have tried to respond to the science-specific work culture, which we ourselves expressly share, and to achieve a very high degree of flexibility by strengthening employees' personal responsibility. However, this flexibility must be complemented by the responsible behaviour of professors/management. Without the involvement of  professors/management, there will be no meaningful recording of working hours in research and teaching, regardless of any special regulations that the new government may bring into force in 2026.

Following the Rector's decision, the work of academic staff will now remain invisible for another 18 months. 

What can be done?

The flip side of employers‘ obligation to record employees’ working hours is the right of employees to have their working hours visible. An official regulation is helpful here, but there is certainly an alternative until it comes into force: record your working hours yourself - without being asked, but conscientiously and correctly. You can find information on stud.ip and here below. The above-mentioned cultural change in the attitude of professors/management towards the responsible use of employees' working time and labour will not happen by itself - it must be demanded! And this can happen even before the start of official time recording - ideally from now on.

With this statement, the previous WPR is saying goodbye to you. We are very confident that the newly elected WPR will fulfil its task of representing the interests of academic staff with great commitment.

Marika Fleischer
for the WPR for the 2021 to 2025 electoral term

Translated with DeepL.com (free version)

Hinweise zur selbständigen Erfassung der Arbeitszeit 

• Erfasst werden soll die Arbeitszeit, in der die Arbeitsaufgaben gemäß Tätigkeitsdarstellung erledigt werden. Nicht erfasst werden soll eigene, weisungsfrei betriebene wissenschaftliche Tätigkeit, z.B. Tätigkeiten für die eigene Qualifizierung, die über den in der Tätigkeitsdarstellung genannten Anteil hinausgehen.
• Es entspricht der (überwiegend) gelebten Praxis an der Uni, dass die Angehörigen des wiss. Mittelbaus die Lage ihrer Arbeitszeit selbstverantwortlich festzulegen, soweit dies im Einklang mit den dienstlichen Belangen steht. Daran soll auch die zukünftige Dienstvereinbarung nichts ändern. Wir haben dafür den Begriff „Arbeitszeitsouveränität“ geprägt. Im Tarifvertrag gibt es in § 40 TV-L Abs. 12 eine entsprechende Grundlage.
• Bei der Gestaltung Ihrer Arbeitszeit sind Sie aber auch jetzt schon verpflichtet, sich an den gesetzlichen Regelungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sowie den Vorgaben des TV-L orientieren. Dazu gehören folgende Details: 
  - Im Normalfall darf täglich nicht über 10 Stunden gearbeitet werden; ein Überschreiten bis höchstens 12 Stunden täglich ist nur bei Vorliegen dringender dienstlicher Gründe zulässig.
  - Bei einer Arbeitszeit ab 6 Stunden bis zu 9 Stunden täglich sind Ruhepausen mit einer Dauer von 30 Minuten pro Tag einzuhalten und bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden täglich sind darüber hinaus weitere 15 Minuten Ruhepause einzuhalten; dies ist bei der Berechnung der Arbeitszeit zu
     berücksichtigen (Ruhepausen sind keine Arbeitszeit).
  -  Nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit ist eine ununterbrochene Ruhezeit von mindestens 11 Stunden einzuhalten ist.
  - Werdende und stillende Mütter dürfen höchstens 8 Stunden 30 Minuten täglich arbeiten.
• Wir empfehlen Ihnen, sich bei der Lage der Arbeitszeit an den zuschlagsfreien Arbeitszeiten nach § 8 TV-L zu orientieren, d.h. Mo. bis Fr. 6 – 21 Uhr und samstags 6 - 13 Uhr.
• Bei der Erfassung ergibt sich eine Art „Arbeitszeitkonto“ mit Guthabenstunden.
  - Der WPR hatte hier eine „Ampellösung“ mit drei Stufen vorgeschlagen, um einerseits weitgehende Flexibilität zu gewähren, andererseits eine Kompensation durch Zeitausgleich realistisch zu ermöglichen. Diese „Ampel“ ist einer der strittigen Punkte. 
  - Unser Rat: Achten Sie bitte darauf, Ihr Arbeitszeitguthaben in realistischen Grenzen zu halten – ein Ausgleich muss umsetzbar sein.
  - Idealerweise sollten Sie Ihr Zeitguthaben innerhalb von 12 Monaten einmal auf Null fahren.
  - Wichtig: Die Anweisung der Sammlung von Guthabenstunden ist nicht zulässig. Wenn aus dienstl. Gründen ein Mehrbedarf besteht, kann bzw. muss durch die Führungskraft Überstunden bzw. Mehrarbeit beantragt werden.
• Zur Erfassung selbst:
  - Der Arbeitszeitnachweis zur DV Gleitzeit, den unsere Kolleg:innen in Technik und Verwaltung im Zusammenhang mit der für sie geltenden DV Gleitzeit nutzen (DLP: „Arbeitszeit erfassen“ >>> Dokumente >>> AZN Vol. 3), ist zur Erfassung gut geeignet; möglich wären auch eigene Varianten.
  - Wichtig: erfasst werden muss (mindestens) Beginn und Ende der Arbeitsleistung und die zeitliche Lage der Pausen.
  - Legen Sie diesen Nachweis monatlich Ihrer Führungskraft vor und machen Sie den entstandenen Anspruch auf Zeitausgleich nachweislich geltend. 

Stand: 08.05.2025
Erstellt durch den WPR der Wahlperiode 2021 bis 2025

Notes on the independent recording of working time

- What should be recorded is the working time in which the work tasks are carried out in accordance with the job description. The time spent on your own research activities, e.g. activities for your own qualification (e.g. dissertation) that go beyond the proportion stated in the job description, are not to be recorded.

- It is in line with the (predominant) practice at the university that members of the academic mid-level staff are responsible for determining their own working hours, provided that this is in line with official, work-related requirements. The future service agreement will not change this. We have coined the term ‘working time sovereignty’ for this purpose. There is a corresponding legal basis in the collective agreement in § 40 TV-L para. 12.

- When organising your working hours, however, you are already obliged to comply with the statutory regulations of the Working Hours Act (ArbZG) and the requirements of the TV-L. This includes the following details:

- Normally, you may not work more than 10 hours a day; exceeding this limit up to a maximum of 12 hours a day is only permitted if there are urgent official reasons.

- Normally, no more than 10 hours a day may be worked; working more than 12 hours a day is only permitted if there are urgent business reasons.

- For working hours of between 6 hours and 9 hours per day, rest breaks of 30 minutes per day must be taken and for working hours of more than 9 hours per day, an additional 15-minute rest break must be taken; this must be taken into account when calculating the working time (rest breaks are not working time).

- After the end of the daily working time, an uninterrupted rest period of at least 11 hours must be observed.

- Expectant and breastfeeding mothers may work a maximum of 8 hours 30 minutes per day.

- We recommend that you plan your working hours within the limits of the working time without extra bonus according to § 8 TV-L, i.e. Mon. to Fri. 6 am - 9 pm and Saturdays 6 am - 1 pm

- The recording will result in a kind of ‘working time account’ with credit hours. The WPR had proposed a ‘traffic light solution’ with three levels in order to ensure extensive flexibility on the one hand and to realistically enable compensation through time off in lieu on the other. This ‘traffic light’ is one of the controversial points.

- Our advice: Please ensure that you keep your working time credit within realistic limits - compensation must be realisable.

- Ideally, you should reduce your time credit to zero once within 12 months.

- Important: It is not permitted for superiors (professors/management) to instruct you to accumulate credit hours. If additional hours are required for work-related reasons, overtime or extra work can or must be requested by the management.
 

For the recording itself:

- The time sheet for the agreement on flexitime, which our colleagues in technical services and administration use in connection with the agreement applicable to them (intranet “DLP”: ‘Record working time’>>> Documents >>> AZN Vol. 3), is well suited for recording; individual versions would also be
   possible.

- Important: (at least) the start and end of the work and the timing of the breaks must be recorded.

- Submit this record to your professor/management every month and provide evidence of your entitlement to time off in lieu.

Status: 08/05/2025

Created by the WPR for the 2021 to 2025 electoral period

Translated with DeepL.com (free version)

Jeder einzelne Mitarbeiter (aber auch ein Team) hat das Recht, eine Gefährdungsanzeige zu verfassen. Laut Arbeitsschutzgesetz ist der einzelne Beschäftigte verpflichtet, Überlastungen dem Arbeitgeber anzuzeigen – vorausgesetzt aus der Überlastung ergibt sich eine Gefährdung der eigenen Gesundheit und Sicherheit oder eine Gefährdung anderer Personen. Sanktionen aufgrund einer Gefährdungsanzeige sind nicht zulässig.

Weitere Informationen und ein Musterschreiben finden Sie unter:

Gefährdungsanzeige